COMUNIDADE

Porque um projeto de inovação precisa da Arquitetura Corporativa

Apresentação de um modelo motivacional de arquitetura corporativa em um projeto de P&D

Olá Pessoal.

Estamos aqui para continuarmos o tema anterior, sobre a inovação em um projeto de P&D < http://www.itforum365.com.br/blogs/inovacao-na-pratica-em-um-projeto-de-pd>.

Devido à complexidade de um projeto de P&D, voltado para a inovação na Tecnologia da Informação, torna-se viável iniciar por um modelo que possa materializar o alinhamento estratégico da TI com os negócios. Em complemento natural aos modelos conceituais de alinhamento estratégicos das ações de TI, realizar o modelo motivacional da Arquitetura Corporativa é um exemplo neste sentido. (Fizemos alguns post aqui no Fórum sobre Arquitetura Corporativa http://www.itforum365.com.br/blogs/gestao-inovadora-da-ti/sabia-que-a-arquitetura-corporativa-possibilita-o-aporte-as-diversas-areas-organizacionais.

O modelo da motivação do negócio é um modelo de informações conceituais que demonstra como as atividades do negócio estão alinhadas com as suas metas. Entrega relatórios que ilustram o alinhamento necessário e apoia uma tomada de decisões. Conceitos motivacionais são usados para modelar as motivações, ou razões, que fundamentam o projeto ou mudança de alguma arquitetura corporativa. Essas motivações influenciam, guiam e restringem.

O modelo motivacional do cenário atual retrata os problemas percebidos (como a necessidade de integração de recursos informacionais disponíveis na empresa) e não contém modificações ou incorporações de melhorias. (Sobre o modelo motivacional, você pode obter mais informações nesta tese, na seção sobre o modelo motivacional http://www.bibliotecadigital.ufmg.br/dspace/bitstream/handle/1843/BUBD-A6KGZG/tese_fernando_hadad_zaidan___vfinal.pdf?sequence=1.

Bem, neste artigo vamos tratar do modelo motivacional desenvolvido para o P&D no cenário atual, ou seja, quando o projeto iniciou. Estão apresentados os elementos que foram encontrados e agrupados da seguinte forma: stakeholders, diretrizes (drivers), avaliações e sistemas e aplicações. Encontram-se no modelo mais dois grupos: o ciclo de vida da gestão arquivística de documentos (GAD) ciclo de vida de documentos contábeis. Os relacionamentos são os seguintes:

  • Os stakeholders têm relacionamentos do tipo “associações” com as diretrizes encontradas;
  • As diretrizes foram extraídas de um relatório CEMIG GT Geração e Transmissão e o relacionamento entre a diretriz inovação e tecnologia e as avaliações decorre da percepção dos usuários entrevistados. Dessa forma, as avaliações ineficiência/ineficácia da gestão de documentos contábeis influenciam diretamente a diretriz inovação e tecnologia;
  • As etapas do ciclo de vida da GAD foram definidas em conformidade com o ciclo de vida padrão do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e então relacionadas com as atividades arquivísticas realizadas na concessionária (camada Ciclo de Vida de Gestão de Documentos Contábeis);
  • Finalmente, os componentes de sistemas e aplicações estão associados ao ciclo de vida da gestão dos documentos contábeis.

Realizada a análise da situação atual (diagnóstico expresso no modelo motivacional), revelaram-se algumas deficiências. Tais deficiências ocorrem, notadamente, porque a empresa ainda não considera a GAD estratégica para o negócio, o que pode ser percebido pela consideração dos sistemas e aplicações operacionais em uso: sistemas de chamados, SAP, planilhas Excel e servidor de arquivos. Nenhum deles contempla as etapas preconizadas pela GAD.

Encontram-se abaixo os fatos relevantes que fundamentam este diagnóstico:

  • Ausência de política, metodologia de GAD e instrumentos arquivísticos de gestão recomendados pelo CONARQ, tais como a tabela de temporalidade e o plano de classificação de documentos;
  • Dificuldade para recuperar a informação, o que incorre em multas e outros problemas. Segundo CONARQ, a recuperação ágil e rápida é requisito essencial de um SIGAD;
  • Morosidade na digitalização, microfilmagens desnecessárias, ineficiência na guarda externa, falta de modelos para preservação digital e falta de critérios para descarte;
  • Elevados custos no manuseio dos documentos ao longo dos últimos anos;
  • Custos elevados na customização do sistema transacional existente (SAP) para atender a um mínimo do que seria preconizado pela GAD.

Percebe-se, então, o problema na gestão arquivística atual, afetando negativamente a diretriz inovação e tecnologia. Além disso, a equipe da concessionária não percebia a falta de alinhamento estratégico da GAD com o negócio.  Explicitar tais melhorias, à luz da estratégia e dos sistemas de informação que auxiliam a GAD, é o papel principal da evolução do modelo que se deseja no futuro. O novo modelo representará um mapeamento que corrige as deficiências da situação atual e indica a almejada.

No próximo post apresentaremos o modelo motivacional no estado futuro indicando as melhorias.

 

Até lá, Zaidan

 

Fontes:

 

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil) – CONARQ. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística: e-ARQ Brasil. Rio de Janeiro, 2011.

 

 

ZAIDAN, F. H. Aportes da arquitetura corporativa para o ambiente dos sistemas

informatizados de gestão arquivística de documentos: aplicação em companhia de

energia elétrica. 2015. 176 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Escola de Ciência

da Informação – Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2015.

 

ZAIDAN, F. H.; MENDES, M. A.; BAX, M. P. Quão Estratégica Pode Ser a Gestão Arquivística de Documentos? Aportes da Arquitetura Corporativa. Revista Informação e Tecnologia, v. 2, p. 98-114, 2015.

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