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Pessoas são o centro do ‘smart office’

E isso explica o aumento da produtividade

Paulo Henrique Pichini*

30/05/2019 às 13h15

Foto: Shutterstock

Smartphones, farta banda de rede e Apps muito funcionais colocaram o escritório na rua. Por algum tempo parecia que, aos escritórios tradicionais, nada restava senão o passado: infraestrutura básica de TI, lousas brancas não digitalizadas e soluções tradicionais de vídeo conferência. Na contramão dessa realidade surgiu o ‘smart office', também conhecido como ‘smart meeting place’ ou ‘intelligent workplace’.

O ‘intelligent workplace’ está sendo implementado em empresas que desejam inserir seus colaboradores num ambiente que potencialize sua criatividade e produtividade. Os colaboradores, por seu lado, usufruem de uma ‘user experience’ (UX) disruptiva e atraente, baseada na digitalização do espaço físico onde trabalham.

Isso já está acontecendo no Brasil e os resultados dessa empreitada são sólidos.

É o que confirma a pesquisa Digital Culture: your competitive advantage report, levantamento realizado em 2018 pela Microsoft com 20.476 profissionais espalhados por 21 países da Europa. Os KPIs (Key Performance Indicators) analisados foram produtividade (capacidade de trabalho de cada pessoa), inovação (combinação de criatividade com colaboração) e empoderamento (o sentimento que a pessoa tem de que ela tem valor para a empresa onde trabalha e pode contribuir de maneira estratégica para o crescimento de todos).

As empresas onde trabalhavam esses 20.476 profissionais foram divididas em três grupos: pouca cultura digital, boa cultura digital ou avançada cultura digital. Entre os ambientes de trabalho pouco digitalizados, aparece um claro desânimo: 39% se sentem pouco empoderados/valorizados, 28% dizem não encontrar incentivos para a inovação e 21% disseram que esse contexto diminui sua produtividade.

Talvez porque ainda seja pequeno o número de empresas com avançada cultura digital, os resultados mais positivos em relação ao uso do ‘smart office’ vieram do grupo de empresas com boa cultura digital: 78% dizem que a inteligência do ambiente colabora para que sua produtividade seja maior. Dentro desse grupo encontra-se, também, outros dois destaques: 73% afirmam ter maior incentivo para a inovação e 69% se sentem empoderados pelo ambiente digital onde trabalham.

Esses índices mostram que empresas que oferecem conforto digital a seus colaboradores contam com uma força de trabalho mais produtiva, inovadora e satisfeita.

O ‘smart office’ libera o profissional para fazer o trabalho que só ele pode fazer; em todo o resto, a tecnologia dará conta. Esse resultado será atingido por meio de um projeto inteligente e ousado e com o uso de tecnologias como internet das coisas (IoT), inteligência artificial (IA), ‘machine learning’, ‘digital signage’ integrado com áudio, vídeo e ‘data lake/analytics’. Essas tecnologias estão baseadas na nuvem e trazem o futuro para agora.

O futuro em São Paulo pode ser encontrado em uma grande empresa da área de energia

O investidor ou cliente que entrar nesse espaço imediatamente notará algo diferente. Toda a tecnologia está escondida, mas a liberdade para criar é algo palpável. Esse espaço de trabalho reúne o que há de mais avançado em cabeamento – usa-se o padrão 6A, mais facilmente encontrável em data centers –, velocidade de Wi-Fi (10 Gb/s), conectividade Ethernet e HDMI e uma miríade de dispositivos IoT com as mais diversas funções.

A parte “exposta” desse projeto aparece em uma solução de ‘digital signage’ com um painel de LED de altíssima resolução, estruturado em vários quadrantes/telas que pode ser utilizado de forma modular ou em bloco. As salas são automatizadas com diferentes “cenas” de luz, temperatura, abertura de cortina ou persiana etc. Todas as salas têm canhão acústico, microfones e estrutura de vídeo conferência com os mais avançados recursos. Um dashboard (painel de controle) desenvolvido sob medida para essa empresa indica, de forma gráfica e intuitiva, quem está em cada ambiente, utilizando quais soluções etc.

Centenas de detalhes da configuração digitalizada do ambiente são acionadas por um tablet, onde uma aplicação de ‘smart office’ estará pronta para autorizar que a sala “aconteça” de acordo com as preferências do líder da reunião que irá começar. Para isso, basta apertar um botão. Um dos diferenciais que mais aceleram os processos de colaboração é a aderência ao BYOC (‘Bring your own Codec’). O BYOC permite que o profissional traga sua própria solução de vídeo, e ela falará com a da empresa e com todas as outras soluções de vídeo conferência, de Skype a Zoom, das outras pessoas (no ambiente ou fora do ambiente).

Para que a inovação e o aumento de produtividade aconteçam, é fundamental que o ‘smart office’ seja uma resposta aos desafios de negócios da empresa, inserindo-se no movimento maior da transformação digital desta cultura específica. Se uma corporação exige ‘digital signage’, outra pode demandar realidade virtual ou aumentada. O projeto que dá origem ao ‘smart office’ vai muito além de se comprar dispositivos digitais em uma viagem aos EUA e instalá-los numa sala.

Ganha quem compreende que, no mundo do ‘smart office’, o ponto central é e sempre será a pessoa. O ‘intelligent workspace’ continuará se desenvolvendo e surpreendendo: daqui a algum tempo, até mesmo os ‘wearable devices’ que o profissional trará em seu corpo serão automaticamente reconhecidos e integrados a um único ‘smart system’. Mas o ser humano continuará sendo o coração da empresa e o ‘smart office’, sua ferramenta de trabalho.

*Paulo Henrique Pichini é CEO & President da Go2neXt Digital Innovation.

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